Как мы построили цифровой документооборот для 3000 сотрудников розничной сети

кейс цифрового внедрения 1С:Документооборот

3000 автоматизированных рабочих мест

Февраль 2023 – Июль 2024

Розничная торговля

Предпосылки проекта

Крупная розничная сеть столкнулась с тем, что системы документооборота не успевали за ростом бизнеса. Договоры терялись, согласования затягивались на недели, а руководство не видело реальной картины происходящего

договоры, заявки и отчеты хранились в разных папках, почте и на локальных компьютерах. Поиск нужного документа занимал часы, а иногда — дни
бумажные папки путешествовали между кабинетами дольше, чем доставлялись товары. Статус документа можно было узнать только личным визитом
руководство не видело, где находятся документы и кто за них отвечает, задачи терялись на разных этапах

Ключевые цели проекта

За 5 месяцев мы внедрили единую платформу на базе «1С:Документооборот», которая стала цифровым хабом для всех бизнес-процессов

Обеспечить для 3000+ сотрудников доступ ко всем необходимым документам через единый интерфейс
Обеспечить 100% видимость всех процессов согласования в режиме реального времени
Свести к 0% количество безвозвратно утерянных документов
Автоматизировать процессы согласования и утверждения
Настроить ролевую модель доступа для защиты коммерческой тайны и персональных данных
Обеспечить централизованное хранение и версионность для 100+ типов документов
Интегрировать документооборот с ERP и другими системами
Автоматизировать не менее 80% ручных операций по регистрации, распределению и отправке документов

Решение: внедрение системы 1С:Документооброт

Мы внедрили единую цифровую платформу документооборота, полностью адаптированную под реальные процессы компании. Система не просто хранит документы — она управляет всем циклом их согласования и позволяет контролировать работу на каждом этапе

Единое цифровое пространство

все документы теперь в одной системе, доступные каждому уполномоченному сотруднику
Интеллектуальная маршрутизация

система автоматически определяет маршрут согласования в зависимости от типа документа, суммы и подразделения
Централизованное хранение и классификация

любой документ находится мгновенно благодаря удобной структуре и поиску
Аналитика и отчеты

руководители получают точные данные о сроках, нагрузке сотрудников и статусе каждого документа
Интеграция с ERP и внутренними системами
- Подписанный договор автоматически создает заявку в ERP
- Согласованная заявка на маркетинг резервирует бюджет
- Все версии документов хранятся в едином репозитории
Система контроля сроков
- Автоматическое напоминание за 24 часа до дедлайна
- Эскалация руководителю при просрочке
- Дашборды для мониторинга KPI в реальном времени

Результаты проекта

После перехода на единую платформу бизнес получил прозрачную, устойчивую и управляемую ИТ-среду документооборота

3000

работают в комфортной digital-среде
более 100 типов

документов теперь хранится централизованно
100%

сокращение потерь документов
в 5 раз

ускорились согласования
в 10 раз

выросла производительность печати и обработки документов
в 2–3 раза

ускорена подготовка отчетности для подразделений

Этапы проекта внедрения 1С:Документооборот в ритейле

В процессе проект прошел несколько основных стадий:

Анализ и проектирование

подробное изучение существующих процессов и проектирование оптимальной архитектуры системы

Настройка и кастомизация

создание более 100 шаблонов документов и маршрутов согласования под специфику ритейла

Запуск и обучение

обучение 100+ ключевых пользователей и поэтапный запуск системы во всех подразделениях

Поддержка и развитие

настройка системы по обратной связи, постоянное улучшение функционала

Итоги проекта

Документы больше не теряются, согласования происходят мгновенно, а сотрудники работают в удобной и понятной системе. Руководители видят весь путь документа, контролируют сроки и распределяют нагрузку, а бизнес получает ощутимую экономию времени и ресурсов. То, что раньше было хаосом, превратилось в цифровую, прозрачную и управляемую экосистему

Запросите консультацию

обсудим, как сделать вашу ИТ-систему устойчивой и масштабируемой