Переход на единый контур управления персоналом, документами и финансами на базе 1С
Внедрение систем 1С:Документооборот, 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана
120+ автоматизированных рабочих мест
Апрель – Август 2024
Розничная торговля
О компании
Казахстанская розничная сеть из нескольких регионов, около 800 сотрудников, из которых 80% — продавцы и администраторы торговых точек, работающие по сменным графикам. Управление персоналом велось через центральный офис в Алматы, но филиалы имели собственные подходы к кадровому учету
Исходная ситуация до проекта
Компания росла, но процессы не были выстроены единообразно. Отсутствие единого информационного пространства приводило к дублированию функций, постоянным сверкам данных между отделами и невозможности оперативно получать достоверную управленческую информацию
- Кадровые документы оформлялись в нескольких разных программах и частично вручную
- Табели в филиалах велись в 6 типах файлов, суммарно 80 человеко-часов на обработку в месяц
- Зарплата считалась в 4 Excel-файлах, с расхождениями до 18% по отдельным надбавкам и премиям
- Документы по закупкам, договорам и внутренним распоряжениям передавались по электронной почте или мессенджерам. В месяц оформлялось около 2 800 документов, часть терялась, часть дублировалась
- Контроль статусов договоров был разрозненным — около 12% договоров не имели подписанного дополнительного соглашения или акта
- Бухгалтерия велась в устаревшей версии программы. Данные по начислениям зарплаты переносились вручную, что создавало риски искажения информации
Объем проекта
8
интеграций с внешними системами
60+
отчетов сформировано
32
HR-процесса унифицированы
2 800
документов перенесено в электронный контур
Ключевые цели проекта
Цели были сформулированы как создание целостной и прозрачной операционной среды
- Объединить кадровый учет, документооборот и бухгалтерию в связанную систему для 6 юридических лиц
- Обеспечить автоматическое выполнение 20+ процессов от кадрового приказа до бухгалтерских проводок
- Уменьшить время расчета зарплаты и согласования документов в 2-3 раза
- Исключить Excel из расчета зарплаты, табелирования и бухгалтерского учета
- Настроить корректный учет налогов, взносов и вычетов в соответствии с законодательством Казахстана
- Сократить закрытие месяца до 2-3 дней
Решение: Внедрение конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана, 1С:Документооборот и 1С:Бухгалтерия
Была развернута связанная конфигурация на базе трех продуктов 1С, где каждый решал свою задачу, и работал с другими как единое целое
- 1С:Документооборот
- Создан единый реестр договоров: поставщики, аренда, сервисные услуги
- Настроены маршруты согласования
- Каждый документ имеет статус, срок, ответственного и историю изменений
- Введена электронная подпись для части кадровых и юридических документов
- Организовано хранение входящих актов, накладных и счетов — сотрудники магазинов загружают сканы прямо в систему
- Весь документооборот переведен в электронный контур — более 2 800 документов в месяц
- 1С:ЗУП КОРП
- Внедрена поддержка законодательства Казахстана
- Настроены 14 типов сменных графиков, включая суточные смены и плавающий график
- Автоматизированы ночные, переработки, доплаты за подмены
- Реализована интеграция с системой учета рабочего времени — загрузка табелей каждые 12 часов
- Настроен обмен с кадровым порталом, где сотрудники видят графики, расчетные листки, премии
- 1С:Бухгалтерия
- Вся финансовая отчетность, операции по учету НДС, товаров, услуг и расчетов с поставщиками переведены в новую систему
- Настроены автоматические связи: документ из ДО - бухгалтерская проводка в Бухгалтерии
- Реализована выгрузка платежных ведомостей в банк
- Настроена автоматическая сверка с ЗУП КОРП по выплатам и налогам
- Введена единая модель финансовых справочников для всех регионов
- Единый интеграционный контур и интеграции
- Двусторонняя синхронизация данных между всеми системами
- Сквозные бизнес-процессы от заявки до бухгалтерской проводки
- Общие справочники и классификаторы across всех модулей
- Единая система авторизации и разграничения прав доступа
- Настроены интеграции с: POS-система, учетом рабочего времени, банками, системой электронных подписей, налоговыми сервисы, кадровым порталом, сервисом приема сканов первичных документов филиалами, внутренней BI-системой
Этапы проекта
Проект реализовывался поэтапно с акцентом на отработку интеграции между системами
Подготовительный этап
- Детальный анализ бизнес-процессов и требований
- Разработка технического задания и проектной документации
- Формирование рабочей группы со стороны заказчика
- Составление детального плана-графика работ
Проектирование и настройка
- Установка и предварительная настройка всех систем
- Разработка интеграционных механизмов между модулями
- Настройка типовых процессов и документооборота
- Создание миграционных правил для переноса исторических данных
Пилотная эксплуатация
- Внедрение в одном юридическом лице как референтном образце
- Отработка 20 ключевых сквозных процессов
- Обучение ключевых пользователей
- Сбор обратной связи и донастройка системы
Донастройка
- Поэтапное подключение остальных юридических лиц
- Миграция данных по сотрудникам и историческим документам
- Настройка прав доступа для различных категорий пользователей
- Мониторинг стабильности работы интегрированной системы
Обучение и подготовка к опытной эксплуатации
- Проведение циклов обучения для 280 пользователей
- Разработка инструкций и регламентов работы
- Настройка процессов сопровождения и поддержки
- Передача архитектурной документации
Опытная эксплуатация
- Мониторинг эффективности работы системы
- Плановое обновление
- Расширение автоматизированных процессов
- Техническая поддержка и консультирование пользователей
Результаты проекта
Ключевые показатели, которые отражают эффект от перехода на единый контур 1С: Документооборот + ЗУП КОРП + Бухгалтерия
- в 3 разасокращен срок закрытия расчетного периода
- 0%потеря документов
- на 70%сократилось количество ручных операций в бухгалтерии
- 120+автоматизированных рабочих мест
- на 80%сокращено время обработки табелей
- 1-2 днясрок согласования документов
Итоги проекта
Компания получила единую цифровую среду, в которой связаны кадровые процессы, расчет зарплаты, документооборот и бухгалтерский учет. Ушли разрозненные Excel, снизилось количество ошибок, ускорилось принятие решений и появилось понимание, что происходит в каждом филиале. Система стала опорой для дальнейшего роста и масштабирования сети
Запросите консультацию
обсудим, как сделать вашу ИТ-систему устойчивой и масштабируемой