Автоматизация кадрового делопроизводства и расчета заработной платы для 240 сотрудников

Внедрение системы 1С:Зарплата и управление персоналом для Казахстана

30+ автоматизированных рабочих мест

Февраль – Апрель 2024

Производство строительных материалов

О компании

Производственное предприятие с постоянным штатом сотрудников и объемным документооборотом. Бизнес-процессы связаны с учетом рабочего времени по сменам, расчетом премий от выработки и оформлением периодических медосмотров

Учет велся в нескольких не связанных между собой системах: кадровый документооборот в бумажном виде и частично в Excel, расчет зарплаты — в 1С:Бухгалтерии (упрощенный конфигурацией блок)
Отсутствовала единая база данных по сотрудникам, что приводило к дублированию и ошибкам
Расчет среднего заработка для отпусков и больничных занимал значительное время и требовал ручных проверок
Актуальный кадровый резерв и структура компании не были формализованы в цифровом виде
Формирование обязательной отчетности в статистические органы и фонды (форма 4-Т, ПН и др.) было трудоемким

Объем проекта

240

сотрудников компании

30+

автоматизированных рабочих мест

70%

документов были в бумажном виде

Ключевые цели проекта

Мы ставили перед собой четкие измеримые цели, направленные на трансформацию подхода к работе с данными

Централизовать все данные по сотрудникам в единой системе
Автоматизировать расчет заработной платы, включая сложные системы премирования
Обеспечить соответствие кадровых процедур и документов требованиям Трудового Кодекса РК
Сократить временные затраты на формирование и сдачу регламентированной отчетности на 70%
Настроить электронный документооборот по кадровым перемещениям между руководителями подразделений и HR-службой
Обеспечить 100%-ю актуальность и согласованность данных по кадровому резерву, отпускам и больничным в единой системе

Решение: Внедрение конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана

Была внедрена комплексная платформа, состоящая из ключевых компонентов:

Централизованное управление персоналом и кадровый документооборо
- Создана единая база данных по всем 240 сотрудникам с историей их перемещений и больничных
- Внедрены регламентированные workflows для согласования и оформления кадровых приказов (прием, перевод, отпуск, увольнение)
- Автоматизировано формирование и печать всей необходимой документации (трудовые договоры, приказы, личные карточки)
- Реализован электронный табель учета рабочего времени с интеграцией в расчет зарплаты
Сквозной расчет заработной платы и учет налогов
- Настроены все виды начислений: оклад, повременная и сдельная оплата, премии по KPI, надбавки за стаж, оплата сверхурочных и ночных часов
- Автоматизирован расчет и учет всех обязательных удержаний и платежей в соответствии с законодательством РК
- Реализован точный расчет среднего заработка для отпускных, больничных и командировок
- Настроено автоматическое формирование платежных ведомостей и реестров на перечисление зарплаты на банковские карты сотрудников
Полная автоматизация регламентированной и внутренней отчетности
- Настроены и подключены все актуальные формы отчетности для государственных органов РК: Форма 4-Т (статистика труда), Расчеты по налогам (ПН), отчеты в ФСМС (по ОСМС) и ГЦВП
- Внедрены автоматизированные отчеты для руководства: анализ фонда оплаты труда (ФОТ) по подразделениям, структура персонала, отчеты по остаткам отпусков
Самообслуживание сотрудников и военный учет
- Развернут и интегрирован модуль «Личный кабинет сотрудника», позволяющий работникам подавать электронные заявления на отпуск, больничный и справки 2-НДФЛ
- Создан автоматизированный военный учет, обеспечивающий актуальность данных и быстрое формирование отчетов для военкоматов

Этапы проекта внедрения 1С:ЗУП

В процессе проект прошел несколько основных стадий:

Подготовительный этап

Проведено детальное обследование бизнес-процессов «как есть»
Сформировано и согласовано Техническое задание, включая специфичные правила премирования
Разработан детальный план-график проекта и протокол разногласий

Проектирование и настройка

Выполнена установка и первичная настройка программного обеспечения
Реализованы необходимые доработки для учета отраслевой специфики премирования
Настроены все интерфейсы, справочники и основные механизмы расчета

Загрузка данных и опытная эксплуатация

Проведена загрузка начальных остатков: актуальный кадровый состав, остатки отпусков, текущие начисления
Выполнен параллельный расчет зарплаты (в старой и новой системе) за контрольный месяц для сверки и отладки
Проведено обучение 5 ключевых пользователей

Промышленная эксплуатация, поддержка и развитие

Осуществлен полный переход на расчет заработной платы в системе 1С:ЗУП
Система переведена в режим промышленной эксплуатации
Настроен и интегрирован модуль «Личный кабинет сотрудника»

Результаты проекта

После перехода на единую платформу бизнес получил прозрачную, устойчивую и управляемую ИТ-среду документооборота

на 65%

сократилось время расчета заработной платы
на 90%

автоматизирована подготовка ежемесячной и квартальной отчетности
на 100%

сократилось количество ошибок, связанных с ручным вводом
30+

автоматизированных рабочих мест
на 60%

сокращено время согласования заявлений
90%

сотрудников активно используют личный кабинет

Итоги проекта

Проект позволил перевести кадровый учет и расчет заработной платы на качественно новый уровень. Устранены риски, связанные с нарушением трудового законодательства и ошибками в расчетах. За счет автоматизации операций высвобождены ресурсы HR-специалистов и бухгалтеров для решения аналитических и стратегических задач

Запросите консультацию

обсудим, как сделать вашу ИТ-систему устойчивой и масштабируемой