Как розничная сеть объединила кадровый учет, документы и бухгалтерию в едином контуре 1С
Связали 1С:Документооборот, 1С:ЗУП КОРП и 1С:Бухгалтерию, автоматизировали сквозные процессы и сократили ручной перенос информации между подразделениями.
- ✓Сотрудники — синхронизированы
- ✓Документы — переданы
- ✓Начисления — отражены в учете
Розничная сеть с центральным офисом в Алматы
Казахстанская розничная сеть представлена в нескольких регионах и насчитывает около 800 сотрудников. Основной состав — продавцы и администраторы торговых точек, работающие по сменным графикам.
Управление персоналом велось через центральный офис в Алматы, однако филиалы сохраняли собственные подходы к кадровому учёту, что затрудняло единые стандарты отчётности.
Компания росла, но процессы не были выстроены единообразно
Отсутствие единого информационного пространства приводило к дублированию функций, постоянным сверкам данных между отделами и невозможности оперативно получать достоверную управленческую информацию.
- 1
Кадровые документы оформлялись в нескольких разных программах и частично вручную
- 2
Табели в филиалах велись в 6 типах файлов, суммарно 80 человеко-часов на обработку в месяц
- 3
Зарплата считалась в 4 Excel-файлах, с расхождениями до 18% по отдельным надбавкам и премиям
- 4
Документы по закупкам, договорам и внутренним распоряжениям передавались по электронной почте или мессенджерам. В месяц оформлялось около 2 800 документов, часть терялась, часть дублировалась
- 5
Контроль статусов договоров был разрозненным — около 12% договоров не имели подписанного дополнительного соглашения или акта
- 6
Бухгалтерия велась в устаревшей версии программы. Данные по начислениям зарплаты переносились вручную, что создавало риски искажения информации
Масштаб работ и показатели внедрения
8
интеграций с внешними системами
60+
отчётов сформировано
32
HR-процесса унифицированы
2 800
документов перенесено в электронный контур
Цели были сформулированы как создание целостной и прозрачной операционной среды
Объединить кадровый учет, документооборот и бухгалтерию в связанную систему для 6 юридических лиц
Обеспечить автоматическое выполнение 20+ процессов от кадрового приказа до бухгалтерских проводок
Уменьшить время расчета зарплаты и согласования документов в 2-3 раза
Исключить Excel из расчета зарплаты, табелирования и бухгалтерского учета
Настроить корректный учет налогов, взносов и вычетов в соответствии с законодательством Казахстана
Сократить закрытие месяца до 2-3 дней
Внедрение конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана, 1С:Документооборот и 1С:Бухгалтерия
Была развернута связанная конфигурация на базе трех продуктов 1С, где каждый решал свою задачу, и работал с другими как единое целое
1С:Документооборот
Создан единый реестр договоров: поставщики, аренда, сервисные услуги
Настроены маршруты согласования
Каждый документ имеет статус, срок, ответственного и историю изменений
Введена электронная подпись для части кадровых и юридических документов
Организовано хранение входящих актов, накладных и счетов — сотрудники магазинов загружают сканы прямо в систему
Весь документооборот переведен в электронный контур — более 2 800 документов в месяц
1С:ЗУП КОРП
Внедрена поддержка законодательства Казахстана
Настроены 14 типов сменных графиков, включая суточные смены и плавающий график
Автоматизированы ночные, переработки, доплаты за подмены
Реализована интеграция с системой учета рабочего времени — загрузка табелей каждые 12 часов
Настроен обмен с кадровым порталом, где сотрудники видят графики, расчетные листки, премии
1С:Бухгалтерия
Вся финансовая отчетность, операции по учету НДС, товаров, услуг и расчетов с поставщиками переведены в новую систему
Настроены автоматические связи: документ из ДО — бухгалтерская проводка в Бухгалтерии
Реализована выгрузка платежных ведомостей в банк
Настроена автоматическая сверка с ЗУП КОРП по выплатам и налогам
Введена единая модель финансовых справочников для всех регионов
Единый интеграционный контур и интеграции
Двусторонняя синхронизация данных между всеми системами
Сквозные бизнес-процессы от заявки до бухгалтерской проводки
Общие справочники и классификаторы across всех модулей
Единая система авторизации и разграничения прав доступа
Настроены интеграции с:
Этапы проекта
Проект реализовывался поэтапно с акцентом на отработку интеграции между системами
Подготовительный этап
Детальный анализ бизнес-процессов и требований
Разработка технического задания и проектной документации
Формирование рабочей группы со стороны заказчика
Составление детального плана-графика работ
Проектирование и настройка
Установка и предварительная настройка всех систем
Разработка интеграционных механизмов между модулями
Настройка типовых процессов и документооборота
Создание миграционных правил для переноса исторических данных
Пилотная эксплуатация
Внедрение в одном юридическом лице как референтном образце
Отработка 20 ключевых сквозных процессов
Обучение ключевых пользователей
Сбор обратной связи и донастройка системы
Донастройка
Поэтапное подключение остальных юридических лиц
Миграция данных по сотрудникам и историческим документам
Настройка прав доступа для различных категорий пользователей
Мониторинг стабильности работы интегрированной системы
Обучение и подготовка к опытной эксплуатации
Проведение циклов обучения для 280 пользователей
Разработка инструкций и регламентов работы
Настройка процессов сопровождения и поддержки
Передача архитектурной документации
Опытная эксплуатация
Мониторинг эффективности работы системы
Плановое обновление
Расширение автоматизированных процессов
Техническая поддержка и консультирование пользователей
Результаты проекта
Ключевые показатели, которые отражают эффект от перехода на единый контур 1С: Документооборот + ЗУП КОРП + Бухгалтерия
в 3 раза
сокращён срок закрытия расчётного периода
0%
потеря документов
на 70%
сократилось количество ручных операций в бухгалтерии
120+
автоматизированных рабочих мест
на 80%
сокращено время обработки табелей
1–2 дня
срок согласования документов
Итоги проекта
Компания получила единую цифровую среду, в которой связаны кадровые процессы, расчёт зарплаты, документооборот и бухгалтерский учёт. Ушли разрозненные Excel, снизилось количество ошибок, ускорилось принятие решений и появилось понимание, что происходит в каждом филиале. Система стала опорой для дальнейшего роста и масштабирования сети.