Как производственное предприятие ускорило расчет зарплаты для 240 сотрудников на 65%
Объединили кадровый учет, табелирование, расчет зарплаты и подготовку отчетности в одной системе с учетом требований законодательства Казахстана.
- Сотрудник 089 Смена
- Сотрудник 205 Ночные
- Сотрудник 118 Сверхурочные
- Сотрудник 156 Отсутствие
Производственное предприятие со сложным кадровым и зарплатным учетом
Компания работает с постоянным штатом сотрудников и большим объемом кадровых документов. Расчет заработной платы зависит от сменных графиков, фактической выработки, премий и других производственных показателей.
Разрозненный кадровый учет требовал постоянной ручной проверки
До внедрения кадровой системы документы, сведения о сотрудниках и расчеты хранились в нескольких не связанных между собой источниках. Это увеличивало объем ручной работы и усложняло контроль данных.
Разрозненные системы
Кадровые документы велись на бумаге и частично в Excel, а заработная плата рассчитывалась в 1С:Бухгалтерии.
Нет единой базы сотрудников
Данные неоднократно переносились между источниками, что приводило к дублированию записей и ошибкам.
Ручной расчет среднего заработка
Расчет выплат для отпусков и больничных занимал значительное время и требовал дополнительных проверок.
Неактуальный кадровый резерв
Информация о сотрудниках, готовых к переводу или повышению, не поддерживалась в едином цифровом формате.
Структура не формализована
Организационная структура и кадровые изменения не были представлены в общей актуальной системе.
Трудоемкая отчетность
Подготовка обязательной отчетности для статистических органов и фондов требовала ручного сбора и проверки данных.
Форма 4-Т, ПН и другие обязательные формыМасштаб задачи до внедрения системы
сотрудников компании
автоматизированных рабочих мест
документов были в бумажном виде
Четкие измеримые цели для трансформации подхода к работе с данными
Централизовать все данные по сотрудникам в единой системе
Автоматизировать расчет заработной платы, включая сложные системы премирования
Обеспечить соответствие кадровых процедур и документов требованиям Трудового кодекса Республики Казахстан
Сократить временные затраты на формирование и сдачу регламентированной отчетности на 70%
Настроить электронный документооборот по кадровым перемещениям между руководителями подразделений и HR-службой
Обеспечить 100%-ю актуальность и согласованность данных по кадровому резерву, отпускам и больничным в единой системе
Внедрение конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Казахстана
Была внедрена комплексная платформа, состоящая из ключевых компонентов:
Централизованное управление персоналом и кадровый документооборот
- Создана единая база данных по всем 240 сотрудникам с историей их перемещений и больничных
- Внедрены регламентированные маршруты согласования для согласования и оформления кадровых приказов (прием, перевод, отпуск, увольнение)
- Автоматизировано формирование и печать всей необходимой документации (трудовые договоры, приказы, личные карточки)
- Реализован электронный табель учета рабочего времени с интеграцией в расчет зарплаты
Сквозной расчет заработной платы и учет налогов
- Настроены все виды начислений: оклад, повременная и сдельная оплата, премии по KPI, надбавки за стаж, оплата сверхурочных и ночных часов
- Автоматизирован расчет и учет всех обязательных удержаний и платежей в соответствии с законодательством РК
- Реализован точный расчет среднего заработка для отпускных, больничных и командировок
- Настроено автоматическое формирование платежных ведомостей и реестров на перечисление зарплаты на банковские карты сотрудников
Регламентированная и внутренняя отчетность
- Настроено формирование налоговой и статистической отчетности в соответствии с требованиями Республики Казахстан
- Автоматизирован расчет индивидуального подоходного и социального налогов, пенсионных взносов, социальных платежей, взносов и отчислений на ОСМС
- Настроены внутренние отчеты по фонду оплаты труда, структуре персонала, кадровым изменениям и остаткам отпусков
Самообслуживание сотрудников и кадровый учет
- Подключен личный кабинет, через который сотрудники могут подавать заявления на отпуск и получать справки о доходах и начисленной заработной плате
- Автоматизирован учет военнообязанных сотрудников и подготовка необходимых сведений для местных органов военного управления
Этапы проекта внедрения 1С:ЗУП
В процессе проект прошел несколько основных стадий:
Подготовительный этап
- Проведено детальное обследование бизнес-процессов «как есть»
- Сформировано и согласовано Техническое задание, включая специфичные правила премирования
- Разработан детальный план-график проекта и протокол разногласий
Проектирование и настройка
- Выполнена установка и первичная настройка программного обеспечения
- Реализованы необходимые доработки для учета отраслевой специфики премирования
- Настроены все интерфейсы, справочники и основные механизмы расчета
Загрузка данных и опытная эксплуатация
- Проведена загрузка начальных остатков: актуальный кадровый состав, остатки отпусков, текущие начисления
- Выполнен параллельный расчет зарплаты (в старой и новой системе) за контрольный месяц для сверки и отладки
- Проведено обучение 5 ключевых пользователей
Промышленная эксплуатация, поддержка и развитие
- Осуществлен полный переход на расчет заработной платы в системе 1С:ЗУП
- Система переведена в режим промышленной эксплуатации
- Настроен и интегрирован модуль «Личный кабинет сотрудника»
Результаты проекта
После запуска системы компания получила единый контур кадрового учета, расчета заработной платы и подготовки регламентированной отчетности.
сократилось время расчета заработной платы
автоматизирована подготовка ежемесячной и квартальной отчетности
сократилось количество ошибок, связанных с ручным вводом
автоматизированных рабочих мест
сокращено время согласования заявлений
сотрудников активно используют личный кабинет
Итоги проекта
Проект позволил перевести кадровый учет и расчет заработной платы на качественно новый уровень. Устранены риски, связанные с нарушением трудового законодательства и ошибками в расчетах. За счет автоматизации операций высвобождены ресурсы HR-специалистов и бухгалтеров для решения аналитических и стратегических задач.